Migrarea de pe Kinderpedia pe Kidy, pas cu pas

Cea mai des întâlnită întrebare pe care o primim de la o grădiniță care vrea să încerce Kidy nu e despre preț și nici despre funcții. E „și cu datele noastre ce facem?”. Patru ani de facturi, două sute de familii, grupele de anul acesta, soldurile de la sfârșitul lunii trecute — nimeni nu vrea să le introducă de mână a doua oară. Articolul ăsta spune exact ce se întâmplă cu ele, în ordinea în care se întâmplă.

Ce se mută și ce nu

Importul de pe Kinderpedia îl facem noi, cu o unealtă pe care am construit-o pentru asta și pe care am folosit-o deja la o migrare reală, cu câteva mii de facturi. Ce intră în Kidy:

• Copiii, cu datele personale: gen și data nașterii, unde există în Kinderpedia.
• Familiile și tutorii: părinți, contacte, conturile de acces gata create (părintele primește o invitație, nu își face cont singur).
• Grupele și înscrierile fiecărui copil, așa cum sunt în Kinderpedia la data importului.
• Planurile tarifare: tipurile de taxe, planurile și setările de facturare per copil.
• Facturile istorice, cu seria și numărul lor, pe societatea care le-a emis, cu starea de plată. Nu se reemit și nu se retrimit nicăieri: rămân la istoric, ca să ai fișa de cont completă a fiecărei familii.
• Plățile și soldurile: încasările fiecărei familii și ce mai are de plătit sau în avans.
• Prezențele: istoricul pe zile și pe grupe, ca rapoartele lunare să nu înceapă de la zero.
• Copiii plecați: cei care nu mai sunt în grădiniță, cu facturile lor, ca arhivă — nu apar în grupe, dar fișa de cont rămâne.

Ce nu se mută, pentru că Kidy nu are echivalent: catalogul, evaluările de dezvoltare, portofoliul, pozele din jurnalul zilnic. Dacă le folosești, exportă-le din Kinderpedia înainte să închizi contul; Kidy nu le poate primi, și nu promitem că o va face.

Pasul 1: ne dai acces la date

Sunt două căi. Cea simplă: ne dai acces la contul de administrator Kinderpedia, pentru perioada migrării, și extragem noi tot ce e de extras. Cea mai prudentă, dacă nu vrei să dai accesul: faci tu exporturile din Kinderpedia — lista de copii, facturile în format CSV și exportul pentru SAGA, raportul de încasări — și ni le trimiți. A doua cale cere câteva ore în plus de la tine; prima, câteva zile de acces temporar, pe care îl revoci la final.

În ambele cazuri, datele le folosim doar pentru migrare, nu circulă pe email sau chat, și nu le păstrăm după ce importul final e confirmat.

Pasul 2: importul de test

Primul import nu e cel final. Rulăm totul într-un mod de test, în organizația ta din Kidy, și îți dăm un raport: câți copii au intrat, câte familii, câte facturi, câte plăți, ce n-a putut fi potrivit și de ce. Clasicele probleme pe care le găsim:

• Același copil de două ori, pentru că a fost reînscris după o pauză. Îl potrivim pe aceeași fișă, ca istoricul să rămână la un singur copil.
• Familii fără adresă sau cu adresa într-un câmp liber. Pentru e-Factura, adresa plătitorului contează; îți arătăm lista familiilor fără adresă, ca să o completezi înainte de prima lună de e-Factura.
• Facturi emise de mai multe societăți (una pentru educație, una pentru masă). Fiecare factură ajunge la societatea ei, cu seria ei, nu toate la una.
• O încasare care acoperă mai multe facturi. O lăsăm legată de toate, nu o rupem în bucăți.

Tu te uiți pe raport și pe câteva familii la întâmplare, în Kidy: fișa copilului, facturile, soldul. Dacă ceva nu e cum te aștepți, spui, corectăm regula și rulăm din nou importul de test. Se poate repeta de câte ori e nevoie; nimic nu e definitiv până nu spui tu.

Pasul 3: importul final și cutover

Când raportul e curat, alegem o zi — de obicei un weekend sau prima zi a lunii, ca să nu rupem o lună de facturare în două. Rulăm importul final cu datele la zi, inclusiv prezențele și plățile din ultimele zile, apoi activăm conturile: educatoarele primesc accesul la grupele lor, părinții primesc invitația în aplicație.

Grădinița lucrează normal între timp. Nu există o perioadă în care „nu se poate marca prezența”; dacă ultima zi în Kinderpedia e vineri, luni prezența se marchează în Kidy și facturile lunii ies din Kidy, cu zilele de dinainte deja importate.

Cât durează

Depinde de istoric. O grădiniță cu câteva mii de facturi în urmă a însemnat, la noi, câteva zile de lucru între primul import de test și cel final, din care partea ta e să te uiți pe raport de două ori și să confirmi. O grădiniță mică, cu un an de istoric, se mută într-o zi sau două.

Ce întârzie, de regulă, nu e tehnica, ci deciziile: ce facem cu copiii plecați de acum trei ani, cum se cheamă grupele anul acesta, pe ce societate merg facturile de masă. Le rezolvăm împreună înainte de importul final, nu după.

Cât costă

Nimic. Migrarea e inclusă, indiferent de plan, inclusiv pentru grădinițele care rămân pe planul Gratuit. O facem pentru că o grădiniță cu datele mutate corect rămâne; una care a introdus totul de mână, obosită, nu.

Ce faci în paralel

Poți ține Kinderpedia deschis încă o lună, pentru comunicarea cu părinții, în timp ce facturarea trece pe Kidy. Merge: importul de test se poate repeta până când treci complet, iar părinții pot avea ambele aplicații câteva săptămâni. Ce nu recomandăm e să facturezi din două locuri în aceeași lună — alege o lună de la care facturile ies doar din Kidy și spune-le părinților dinainte.

Ce ai de făcut tu, pe scurt

1. Ne scrii că vrei să încerci, din pagina de înregistrare sau pe email.
2. Alegi: acces temporar la Kinderpedia sau exporturile făcute de tine.
3. Te uiți pe raportul importului de test și pe câteva familii.
4. Alegi ziua de cutover.
5. Anunți părinții și educatoarele că urmează invitațiile.

Restul e la noi.